O inventário extrajudicial é lavrado por escritura pública, mediante apresentação de um conjunto específico de documentos do falecido, dos herdeiros e de cada bem do espólio. Reunir tudo com antecedência é o que mais acelera o procedimento — a maior causa de demora em cartório é documentação incompleta.
Documentos do falecido e dos herdeiros
Do falecido, são exigidos a certidão de óbito, documento de identidade e CPF, certidão de casamento (com pacto antenupcial, se houver regime diverso da comunhão parcial) e comprovante de residência. Dos herdeiros, documento de identidade, CPF, certidão de nascimento ou casamento e comprovante de residência de cada um. Se algum herdeiro for representado por procurador, é necessária procuração pública específica para o ato.
É indispensável também a certidão negativa de testamento, obtida junto à Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC), para comprovar que não há testamento registrado que precise ser considerado — ou, existindo testamento, a certidão correspondente e a comprovação de que ele já passou pelo crivo judicial necessário, quando aplicável.
CPC, art. 610, §1º.
Documentos de cada bem do espólio
Para imóveis, é necessária a certidão de matrícula atualizada (emitida em até 30 dias, em geral) e o carnê ou certidão de quitação do IPTU. Para veículos, o documento de propriedade (CRLV) e comprovante de quitação de eventuais débitos. Para contas bancárias, aplicações e previdência privada, extratos e declarações emitidas pelas instituições financeiras. Para participações societárias, contrato social e balanço atualizado da empresa.
Também é preciso reunir a Declaração de ITCMD, que deve ser preenchida junto à Secretaria da Fazenda do estado onde tramita o inventário, com o cálculo do imposto devido sobre a transmissão dos bens — o comprovante de pagamento (ou de isenção) desse imposto é, em regra, condição para a lavratura da escritura.
A norma que rege o procedimento em cartório
O procedimento nos tabelionatos de notas segue, além do CPC, o Provimento do Conselho Nacional de Justiça que disciplina os atos notariais de inventário, partilha, separação e divórcio consensuais, detalhando exigências complementares que podem variar ligeiramente conforme o cartório e o estado. Por isso, vale confirmar previamente com o tabelionato escolhido se há exigência documental adicional específica daquela unidade.
Provimento CNJ 149/2023.
O que fazer
Monte uma pasta com os documentos do falecido, de cada herdeiro e de cada bem do espólio antes de procurar o cartório — isso evita idas e vindas que costumam ser a maior causa de demora. Um advogado especializado em inventários pode revisar a documentação, calcular o ITCMD e acompanhar a lavratura da escritura.