A ata de registro de preços é o documento que formaliza os compromissos assumidos pelo fornecedor vencedor de uma licitação pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), com validade de até 1 ano, prorrogável nos termos legais. A "carona" — tecnicamente chamada de adesão de órgão não participante — é a possibilidade de outro órgão público, que não participou da licitação original, aderir à ata já registrada para contratar o mesmo fornecedor nas mesmas condições, respeitados limites quantitativos legais.
Este artigo explica o funcionamento do SRP, os direitos e deveres do fornecedor registrado, os limites legais da adesão por caronas e os riscos jurídicos de sua utilização indevida.
O que é o Sistema de Registro de Preços?
O SRP é um procedimento especial de licitação em que a Administração seleciona a proposta mais vantajosa para eventual e futura contratação, sem compromisso imediato de compra. O fornecedor vencedor fica registrado na ata pelo preço ofertado, e a Administração contrata conforme sua necessidade real, respeitado o quantitativo estimado no edital.
"O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses: I – quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes; II – quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas [...]"
O SRP é vantajoso porque permite à Administração comprar apenas o necessário, sem estocar excedentes, e ao fornecedor garantir um contrato-quadro que viabiliza planejamento produtivo e logístico.
Qual é a validade da ata de registro de preços?
A ata de registro de preços tem prazo de vigência de 1 (um) ano, podendo ser prorrogada, por igual período, desde que comprovado o preço registrado como vantajoso (art. 84 da Lei nº 14.133/2021). Não é possível prorrogar a ata além desse limite, ainda que o contrato dela decorrente tenha prazo de execução diferente.
É importante não confundir a vigência da ata com o prazo do contrato ou da nota de empenho: uma vez firmado o contrato dentro da vigência da ata, ele pode ter prazo próprio de execução, observadas as regras gerais do art. 105 sobre duração dos contratos.
Como funciona a adesão (carona) à ata de registro de preços?
A adesão — popularmente chamada de "carona" — ocorre quando um órgão ou entidade que não participou do procedimento licitatório original solicita a utilização da ata de registro de preços gerenciada por outro órgão, para contratar o mesmo fornecedor, nas mesmas condições registradas.
"O instrumento convocatório deverá prever a autorização ou não para a adesão à ata de registro de preços por órgãos ou entidades que não tenham participado do processo licitatório, mediante anuência do órgão gerenciador."
Ou seja: a possibilidade de adesão precisa estar prevista no edital, e depende sempre da anuência (concordância) do órgão gerenciador da ata e, na prática, também da aceitação do fornecedor registrado, que não é obrigado a atender quantitativos além dos limites legais.
Quais são os limites quantitativos da adesão?
A adesão indiscriminada foi um dos principais focos de crítica ao sistema de registro de preços na vigência da Lei nº 8.666/93, levando a distorções de mercado e a compras em volumes muito superiores ao originalmente licitado. A Lei nº 14.133/2021 e o Decreto federal que regulamenta o SRP estabeleceram limites mais rígidos:
- O quantitativo total das adesões não pode exceder, na regulamentação federal, o dobro do quantitativo de cada item registrado para o órgão gerenciador e órgãos participantes, no somatório.
- Cada órgão não participante (carona) está limitado, em regra, ao quantitativo do item registrado na ata para o órgão gerenciador e participantes.
- A quantidade decorrente das adesões não pode ultrapassar, na soma, o quíntuplo do quantitativo registrado para o órgão gerenciador e participantes, conforme regulamento aplicável a cada ente federativo.
O Tribunal alterou o entendimento então vigente para determinar que a soma de todas as contratações decorrentes de adesões — somada às contratações do órgão gerenciador e participantes — não pode ultrapassar a quantidade total licitada e registrada na ata, independentemente do número de órgãos caroneiros. Antes desse acórdão, cada órgão aderente podia contratar isoladamente o quantitativo integral registrado, multiplicando o volume real da compra a cada nova adesão.
"A ausência de quantitativos estimados inviabiliza o controle dos limites legais de adesão e, consequentemente, impede a utilização da ata por órgãos não participantes."
Esse precedente recente reforça que a ata que não traz estimativa clara de quantitativos por item é imprópria para receber adesões — não há como fiscalizar o cumprimento dos limites do art. 86 sem um parâmetro numérico objetivo de referência.
O fornecedor é obrigado a aceitar a carona?
Não. O fornecedor registrado não é obrigado a atender às demandas decorrentes de adesões, especialmente quando isso comprometer sua capacidade de fornecimento ao órgão gerenciador e aos participantes originais. A recusa deve ser justificada com base na capacidade operacional da empresa.
- Avalie sua capacidade produtiva antes de aceitar qualquer adesão, considerando os compromissos já assumidos com o órgão gerenciador.
- Confirme as condições da ata — preço, prazo de entrega, especificações técnicas — antes de formalizar o aceite ao órgão caroneiro.
- Documente formalmente a aceitação ou recusa, com justificativa técnica, para resguardar-se de questionamentos futuros.
- Verifique se o edital original autorizava adesão — sem essa previsão expressa, a carona é irregular e o fornecedor pode recusar-se a contratar.
Riscos jurídicos da adesão irregular
A utilização da adesão fora dos parâmetros legais gera riscos tanto para o órgão caroneiro quanto para o fornecedor:
- Nulidade da contratação decorrente, caso comprovado que o edital não previu a possibilidade de adesão ou que os limites quantitativos foram extrapolados.
- Questionamento pelo Tribunal de Contas, especialmente quando a adesão é utilizada para fugir da obrigatoriedade de licitar (adesão em substituição a nova licitação, quando o volume da compra já era conhecido pelo órgão caroneiro).
- Responsabilização do fornecedor, em casos de conluio com o órgão caroneiro para simular vantajosidade de preço já defasado.
- Prejuízo à concorrência, quando o volume total das adesões desestimula a participação de outros fornecedores em licitações futuras.
Vantagens da ata de registro de preços para o fornecedor
Apesar dos riscos relacionados à carona, o SRP oferece vantagens relevantes para empresas que buscam previsibilidade comercial com o setor público:
- Possibilidade de fornecimento contínuo por até 1 ano sem necessidade de participar de nova licitação a cada demanda.
- Ampliação da carteira de clientes públicos por meio de adesões de órgãos não participantes, respeitados os limites legais.
- Previsibilidade de preço e condições contratuais durante toda a vigência da ata.
- Redução de custos de transação, já que uma única licitação pode gerar múltiplas contratações.
Conclusão
A ata de registro de preços e a possibilidade de adesão por órgãos não participantes são instrumentos que trazem eficiência para as compras públicas, mas exigem atenção rigorosa aos limites legais. Empresas registradas devem avaliar cuidadosamente cada solicitação de carona, considerando sua capacidade de atendimento e os riscos jurídicos de adesões que extrapolem os parâmetros da Lei nº 14.133/2021 e da regulamentação aplicável.
Diante da complexidade das regras sobre SRP e adesão, a análise jurídica prévia de cada situação concreta é essencial para evitar questionamentos e garantir segurança na relação contratual com o poder público.